Henkikirjahaun täydentäminen

Henkikirjahaun täydentäminen perustuu vapaaehtoiseen henkikirjojen indeksointiin ja mukaan tietokannan täydentämiseen voivat osallistua kaikki, jotka osaavat lukea ja tulkita käsikirjoitettuja henkikirjoja. Tälle sivulle on koottu tietoa täydentämisestä ja siihen liittyvistä ohjeista. Ennen indeksoinnin aloittamista, lue huolella ohjeet, ja tämän jälkeen voit ilmoittautua mukaan vapaaehtoiseksi. 

Mukaan vapaaehtoiseksi

Henkikirjahaku on Suomen Sukututkimusseuran verkkopalvelu, jolla pyritään edistämään ja helpottamaan henkikirjojen käyttöä sukututkimuksessa. Sukututkijoiden lisäksi indeksoidut henkikirjat tarjovat myös historiantutkimuksen käyttöön mielenkiintoisen aineiston. Mukaan Henkikirjahaun täydentämiseen on lähtenyt jo noin 40 vapaaehtoista eri puolilta Suomea.

Henkikirjojen indeksointiin mukaan lähtemällä voi suoraan vaikuttaa siihen, minkä paikkakunnan tietoja Henkikirjahaussa on haettavissa ja tutkittavissa. Ensimmäisessä vaiheessa vapaaehtoisia etsitään indeksoimaan Haapaveden, Lumijoen, Savitaipaleen ja Viipurin kaupungin henkikirjoja vuosilta 1880–1920 sekä kaikkien Suomen paikkakuntien vuoden 1915 henkikirjoja. Myöhemmin aikarajausta tullaan laajentamaan. Varatut, valmiit ja vapaana indeksoitavaksi olevat paikkakunnat voit tarkistaa henkikirjojen indeksointitilanteen kertovasta luettelosta.

Mukaan voi ilmoittautua lähettämällä sähköpostia Henkikirjahaun tallennustyön koordinaattorina toimivalle Seuran verkopalveluasiantuntija Mikko Kuitulalle osoitteella etunimi.sukunimi@genealogia.fi tai osallistumalla henkikirjojen indeksoinnin infotilaisuuteen, joista tiedotettaan Seuran tapahtumakalenterissa ja vapaaehtoistoiminnan tietosivulla.

Yleiset periaatteet ja ohjeet

Henkikirjat indeksoidaan alla olevien ohjeiden mukaisesti taulukkotiedostoon, jonka sarakkeiden otsikoita tai järjestystä ei saa muuttaa. Indeksointitiedoston mallipohjan voit ladata alempaa tältä sivulta. Yhteen tiedostoon indeksoidaan yhden henkikirjan tiedot, mikä on myös vähimmäisvaatimus indeksoinnista mukaan lähtemiselle. Vain ohjeiden mukaan tehdyt henkikirjojen indeksoinnit voidaan lisätä auditoinnin eli tarkastamisen jälkeen Henkikirjahakuun. Ennen auditointiin palauttamista tiedosto nimetään paikkakunnan ja vuoden mukaan (esim. Helsinki 1915).

Indeksoinnin yleisenä periaatteena on lähdeuskollisuus, eli henkikirjoista indeksoidaan vain niissä esiintyviä tietoja. Jos jokin tieto puuttuu henkilön kohdalta henkikirjasta, esimerkiksi syntymävuosi, jätetään kenttä tyhjäksi. Tietoja ei etsitä tai täydennetä muiden henkikirjojen tai kirkonkirjojen tiedoilla. Uudempia ja vanhempia henkikrioja voi kuitenkin käyttää apuna esimerkiksi henkikirjassa sivujen taitteessa esiintyvän nimen tulkinnassa. Mahdollisia virheellisiä tietoja, kuten syntymäaikoja, ei myöskään indeksoidessa korjata, eikä siitä jätetä huomautusta tiedostoon. Indeksointi tehdään sillä kielellä, jolla henkikirjat on laadittu, eli ajasta ja paikasta riippuen suomeksi tai ruotsiksi.

Jos esimerkiksi indeksoitavana olevassa henkikirjassa esiintyvästä nimestä tai ammatista ei saa selvää, apua tulkintaan voi pytää Facebookissa Henkikirjahaku-ryhmässä tai Suomen Sukututkimusseuran keskusteluryhmässä. Jos tarkkaa tulkintaa ei ole, indeksoidaan ns. paras mahdollinen tulkinta sellaisenaan ilman kysymysmerkkejä tai muita korostuksia. Epävarmat tulkinnat voi auditointia varten korostaa keltaisella taustavärillä, mutta korostusta on syytä käyttää vain harkiten, sillä auditoinnissa ei ole mahdollista tarkistaa jokaista kirjattua tietoa. Indeksoinnissa ei tehdä tekstiin muita muotoiluja, esimerkikiksi kursivoinnilla, lihavoinnilla tai yliviivauksella, sillä nämä muotoilut eivät siirry Henkikirjahakuun. Kysymysmerkki kirjataan vain, jos se on kirjattu myös henkikirjaan.

Tarkemmat ohjeet ja vakiintuneiden lyhenteiden luettelo ovat luettavissa alla olevasta linkistä. Kaikki vapaaehtoiseksi ilmoittautuneet saavat ohjetiedostoon kommentointioikeudet, jotta he voivat esimerkiksi ilmoittaa uusista lyheitestä tai esittää täydennyksiä ohjeisiin.

Lue henkikirjojen indeksoinnin ohjeet

Indeksointitiedoston täyttö

Alla olevaan taulukkoon on koottu edellä esitetyt yleiset periaatteet ja ohjeet indeksointiedoston täyttämisetä varten. Kunkin sarakkeen otsikon jälkeen on kerrottu mitä tietoja tämän sarakkeen kohdalle tiedostoon indeksoidaan henkikirjoista. 

Uudet vapaaehtoiset saavat mallipohjan suoraan sähköpostiinsa ilmoittautumisen jälkeen ja indeksoinnissa jo mukana olevat voivat ladata tarvittaessa varten uuden mallipohjan alla olevasta linkistä.

Lataa mallipohja: maaseutupaikkakunta tai kaupunki

Esimerkki indeksointitiedostosta

Alla on esitettynä esimerkki indeksointitiedostosta, johon on indeksoitu Haapaveden vuoden 1900 henkikirjan ensimmäisen sivun tietoja. Esmerkistä näkyy mitä indeksointi tarkoittaa käytännössä eli mitä ja miten tietoja indeksoidaan henkikirjasta. Kuva avautuu suurempana klikkaamalla.